Quantos emails recebe por dia demasiado longos, sem estrutura, pouco claros e aborrecidos? A eficiência de um e-mail assenta na clareza e brevidade do texto, por isso opte por passar mensagens simples, curtas, estruturadas e orientadas para a ação. Escrever um bom email requer reflexão e alguns cuidados práticos:
1 – Selecione a informação que quer passar (mensagens chave): deve ser relevante para quem recebe e sucinta.
2 – Opte por frases curtas e diretas: uma ideia por parágrafo e espaçamento entre cada parágrafo (ajuda à leitura). Frases longas e ideias misturadas tornam o texto confuso.
3 – Dê uma estrutura ao seu texto: deve ter abertura, desenvolvimento e fecho.
Abertura: comece com uma saudação e deixe claro qual é o objetivo do email e por que razão é relevante para o destinatário. Se necessário, dê contexto ao assunto, de forma breve, para enquadrar.
Desenvolvimento: apresente as suas ideias, dados, informação relevante em frases curtas. Dê a informação necessária para desencadear a ação que pretende do seu destinatário. Lembre-se que quanto mais longo for o seu email, maior é a probabilidade de não ser lido com atenção ou na totalidade. Dê apenas informação essencial e relevante. Se necessário, divida esta parte do email por pontos ou tópicos de forma a facilitar a leitura. Pode também dar destaque à informação mais relevante (a bold, por exemplo).
Fecho: Relembre o objetivo do email e seja específico na ação que pretende desencadear (dê orientações exatas sobre o que espera do seu destinatário, prazos a cumprir, ações a implementar, etc). Termine com uma palavra de incentivo/agradecimento/saudação.
4 – Quando terminar, leia de novo para perceber se é claro o suficiente, se ainda pode simplificar a mensagem e para garantir que não tem erros ortográficos ou lapsos. Verifique também o “tom” do email. Lembre-se que as emoções estão muitas vezes ausentes da comunicação virtual e, num email, são difíceis de expressar corretamente. Adicione uma frase no final que deixe clara a emoção que pretende transmitir.
5 – Por último, escreva o “assunto” do email como se fosse um título de uma notícia: deve ser específico, resumido e apelativo. Não desperdice este campo com informação vaga e desinteressante.
A maioria de nós passa uma parte significativa do dia a ler e a escrever e-mails. Vale a pena investir algum tempo e esforço na construção de emails mais simples, concisos e mais fáceis de ler. A graciosidade e clareza na escrita vem com a prática.