Estratégias para criar ligação e manter o interesse

Abre a agenda e depara-se com aquilo que, de repente, se tornou rotina: vai passar a manhã e parte da tarde em “calls” e pelo meio ainda vai ter um webinar e uma apresentação. Ou seja, vai passar o dia em frente ao computador. E a sua audiência, do outro lado do ecrã. A questão que lhe vem à cabeça é imediata: como agarrar a atenção e o interesse e garantir que estas interações vão ser produtivas e nada aborrecidas?

Estamos online, mais “ligados” do que nunca, mas sentimos que a comunicação nem sempre flui como gostaríamos. Há uma distância que se alonga, muito além do ecrã que nos separa, e que nos desafia a olhar para a comunicação remota com uma perspetiva mais criativa e a pormos em uso todas as ferramentas que temos à disposição.

Sim, existem mais barreiras, novos desafios e algumas nuances particulares, mas comunicação remota é comunicação. O nosso objetivo continua a ser passar a mensagem de uma forma clara e apelativa, para que impacte e perdure na audiência, seja ela a nossa equipa, os nossos clientes ou parceiros.

O que podemos fazer no remoto para garantir que somos ouvidos? Muito daquilo que já se faz na rádio!

Sim, leu bem, na rádio. É esse o meu background e é daí que retiro muitas das estratégias que pode agora aplicar na comunicação remota. Na rádio temos como objetivo gerar interação com as pessoas que nos ouvem, no sentido de fazê-las sentir que são parte ativa daquele momento. É por isso que lançamos reflexões, colocamos perguntas, incluímos a pessoa para que sinta que está a participar.

Numa reunião remota, num webinar, numa apresentação virtual não é diferente. É fundamental integrar a equipa, os parceiros, os clientes. Faça-os sentir que estão a interagir consigo.

Deixo-lhe 5 estratégias para pôr em prática na próxima interação remota que tiver e que o vão ajudar a criar ligação com a sua audiência e agarrar a sua atenção. Como na rádio.

1 – Promova a clareza e a simplicidade

Partilhe mensagens claras, com frases curtas e “call to actions” concretos e específicos.

Seja sucinto e dê apenas informação relevante e essencial. Use o email para partilhar informação mais detalhada, se for necessário.

Organize as ideias e dê-lhes uma estrutura: assim está a arrumar a sua cabeça e a da sua audiência também.

Termine a comunicação com um sumário das mensagens chave e próximos passos (recomendações).

2 – Incentive a interação e tire as pessoas do banco

Numa reunião, por exemplo, as pessoas devem perceber desde o início que vão ter um papel ativo. A atenção é crítica e o multitasking é agora um forte concorrente. Por isso, não chega reunir e falar para os outros ouvirem.

A única forma de garantir que as pessoas estão de facto atentas é saberem que vão ter um papel ativo e que vão intervir.

Portanto, tire-os do banco e peça-lhes contributos. Não se esqueça de tirar partido das ferramentas que a plataforma lhe proporciona (chat, sondagem…).

3 – Quebre o registo

No remoto precisamos de mais variedade para manter a atenção. A cada 5 minutos algo de diferente deve estar a acontecer. Não adianta estar mais de 5 minutos a debitar informação, é preciso quebrar o registo e introduzir algo de novo (uma pergunta, uma reflexão, um resumo do que foi visto, um teaser para o que vem a seguir…).

Dê a oportunidade às pessoas de se focarem de novo naquilo que está a dizer. Se estiver sempre no mesmo registo, em pouco tempo perde a sua audiência.

4 – Dê snacks de entretenimento

Dar informação relevante é essencial, mas não menos importante é pontuar essa informação racional com elementos apelativos que prendem a atenção e ajudam a evidenciar as mensagens.

Pense de forma estratégica nas histórias que pode partilhar, nas analogias que pode usar, nos exemplos e casos concretos que pode dar, nas reflexões e pensamentos que pode partilhar. Estes snacks de entretenimento são como um balão de oxigénio para a atenção da sua audiência e vão ajudar a passar melhor a mensagem.

5 – Não se esconda atrás dos slides

Em vez de debitar informação, converse com a sua audiência e evite estar sempre a mostrar slides. Troque o modo “Powerpoint” por uma conversa olhos nos olhos, sobretudo quando está a passar mensagens importantes.

E onde estão os olhos da sua audiência? Estão na câmara. É para lá que deve olhar. Por isso, tenha o cuidado de corrigir o enquadramento e de coloque a câmara ao nível do olhar, para evitar ângulos pouco agradáveis.

No remoto, a comunicação não verbal também é importante e não deve ser esquecida: escolha um enquadramento que permita ver bem a sua expressão (atenção à iluminação) e alguma gesticulação (os gestos imprimem dinâmica à interação).

E não se esqueça que a voz é uma ferramenta de comunicação muito poderosa. Não precisa de ter “voz de rádio”, mas deve lembrar-se que a voz é elástica e essencial para dar ritmo, entusiasmo e dinâmica (varie velocidade e volume e acrescente pausas ao seu discurso).

Com estas 5 estratégias fica com o kit necessário para dar resposta aos desafios da comunicação remota. São os essenciais da comunicação, adaptados ao palco virtual que agora pisamos.

Conseguir ser claro e memorável no remoto exige estar atento a estes (grandes) detalhes. Ponha-os em prática, teste-os e veja como com pequenas alterações a sua audiência vai querer ouvi-lo (ainda mais).

Se quer melhorar a forma como comunica, experimente começar a contar histórias. As histórias ajudam a sublinhar aquilo que pretende dizer e tornam a mensagem mais visual. O discurso passa de lógico a emocional – e é este lado emocional que faz com que a audiência crie uma ligação consigo. O mesmo não acontece se a sua comunicação for apenas lógica (pode tornar-se chata e maçuda, com grandes blocos de informação). Uma história potencia a atenção da sua audiência e, por isso, é uma poderosa ferramenta de comunicação.

Todos nós temos histórias para contar – momentos cruciais em que aprendemos algo. Não têm de ser emocionalmente fortes: não somos todos atletas olímpicos e poucos de nós subiram o Evereste. Pode ser uma história do dia-a-dia. Certifique-se apenas que esta tem um propósito e que a aprendizagem que retirou é útil para quem o ouve.

Deixo-lhe aqui três erros que deve evitar:

1. O primeiro é não contar histórias – achar que isso não é para si. “Tenho um amigo que é espetacular a contar histórias à mesa. Isso é para ele, não para mim”. Não se trata de contar histórias para entreter os outros. O que lhe sugiro é que o faça de forma estratégica para melhorar a forma como comunica;
2. Acreditar que as histórias só servem para entreter. Pelo contrário – as histórias são altamente formativas, inspiradoras, motivadoras e apaziguadoras. Vão muito além do divertimento – fazem com que aquilo que diz seja memorável;
3. Achar que ninguém está interessado em ouvir as suas histórias. Aconteceu-lhe a si mas o ensinamento não é apenas seu, é de todos. Por isso é que as histórias são poderosas – porque são universais. Ligam-nos enquanto comunidade, têm esse poder agregador.

Se não quer começar já por histórias pessoais, pode começar com histórias de terceiros ou até de marcas ou empresas bem-sucedidas. Não é preciso começar logo pelo storytelling mais pessoal. Comece por uma história curta e com um propósito simples. Quando perceber o efeito, vai ficar deslumbrado.

Conte mais histórias e veja o impacto que têm nas suas audiências.

Passamos o dia a conversar. As conversas são a mais eficaz e a mais humana forma de comunicação. É através delas que manifestamos as nossas ideias e nos enriquecemos com outras tantas que são partilhadas connosco. Em variadas situações, somos obrigados a substituir as conversas por e-mails, relatórios ou apresentações, mas um bom diálogo faz maravilhas. É sempre este o conselho que dou quando vou às empresas dar formações: “Querem melhorar a comunicação na empresa? Então, melhorem as conversações”. É deste encontro entre duas pessoas que saem frutos. Pessoas ligam-se a pessoas – foi isso que a rádio me ensinou.

Todos nós temos memória de boas conversas que tivemos na vida. Sentimos que as palavras fluem, que há sintonia. A conversa é como uma dança, uma dança verbal, que depende de dois. E, como sabemos, as danças têm algumas regras e movimentos próprios. Numa valsa, quando o homem avança com o pé esquerdo, a mulher recua o direito. E nas conversas? Que regras devemos seguir? Vou dar-lhe algumas dicas simples para que esta dança se torne ainda mais harmoniosa.

Comecemos pelo lado de quem fala. Há alguns erros que podemos evitar, se nos esforçarmos por:

– melhorar a assertividade. É frequente acharmos que alguém percebeu a nossa mensagem e vai agir numa determinada direção só porque temos a clara convicção de que percebeu exatamente o que lhe queríamos dizer. Só mais tarde percebemos que a ação não se concretizou porque a nossa comunicação não foi assertiva. Quem comunica com assertividade comunica de forma transparente e honesta;

– falar melhor português. A simplicidade na comunicação é fundamental. As ideias e o vocabulário querem-se simples e claros. Por isso, em vez de compliquês, fale antes português. DICA: mantenha as frases curtas e não abuse dos advérbios;

– reduzir a informação porque o nível de atenção das pessoas não é infinito. Vivemos no tempo da economia de atenção. Se dermos dados em excesso, teremos dois problemas: por um lado a pessoa pode perder-se e acabar por reter muito pouco ou nada daquilo que dissemos. Por outro lado, se damos informação de forma indiscriminada e sem critério, estamos a transferir para a pessoa que nos ouve o poder de selecionar o que é para si mais importante, em vez de sermos nós a definir o rumo da conversa.

Note, contudo, que a qualidade de uma conversação depende mais da qualidade da escuta do que do discurso. E também aqui podemos ter algumas ideias em conta:

– devemos começar por investir tempo a ouvir. Limpar a cabeça daquilo que queremos dizer a seguir e ficar simplesmente à escuta. Estamos a mostrar recetividade se estivermos atentos à partilha do outro e a conversa flui muito melhor se montarmos as nossas próprias ideias a partir daquilo que acabámos de ouvir;

– esclareça aquilo que ouve. Um bom ouvinte clarifica aquilo que ouve, faz perguntas para perceber se aquilo que concluiu é corresponde aquilo que a pessoa queria dizer. Os bons ouvintes não fazem suposições e não chegam a conclusões precipitadas;

– certifique-se de que mantem a mente aberta. Ninguém gosta de manter um diálogo com alguém que é escravo das suas próprias crenças e que permanece irredutível sem nunca mostrar abertura. Ter opiniões diferentes é normal, mas é saudável que se façam cedências. É importante deixarmos outros pontos de vista pairarem aqui e ali, para, de vez em quando, adotarmos um ou outro.

Espero que estas dicas tenham sido valiosas para si. Não se esqueça de aplicá-las e… boas conversas!

Quantas vezes já recusou subir a um palco e falar para uma grande plateia? Que razões o levaram a dizer que não?

Provavelmente na hora H sente-se nervoso, a voz falha e as mãos tremem. É normal: Eu já fiz centenas de apresentações e isso continua a acontecer-me. Relaxe, nada de terrível irá acontecer. Falar em público com segurança e impacto implica três etapas: estruturar a informação, treinar a apresentação e ganhar confiança e naturalidade. A chave está no antes!

Um mês antes

Comece com uma folha em branco para estruturar a sua mensagem. Organize aquilo que tem para dizer em três grandes blocos de informação. A mensagem tem de ser simples, clara e direta. Pense como pode colorir aquilo que tem para dizer – de que modo pode suscitar imagens na mente de quem o ouve. Histórias? Analogias? Procure no seu “Google interno” o material que vai usar para tornar o seu discurso memorável.

Uma semana antes

Nesta altura pode fazer os seus recursos visuais. Não se esqueça: não deve colocar nos slides tudo aquilo que vai dizer. O PowerPoint não o substitui. Poucos slides com pouca informação. Aposte nos contrates e certifique-se que todos os gráficos têm leitura. Pode aproveitar ainda para pedir a alguém da sua confiança que ouça a sua apresentação e que lhe dê feedback. Treine várias vezes, filme e reveja.

Uma hora antes

Faça “chichi no poste”: algum tempo antes de começar, peça para conhecer a sala. Percorra o palco onde vai andar, sinta o espaço e imagine-o com gente. Torne aquele local o seu território. É importante ainda que teste o som: não se limite a dizer “teste… 1, 2… teste”. Ouça a sua voz e treine as primeiras frases da apresentação. Depois de se certificar que tudo funciona, aconselho-o a isolar-se para se concentrar para a hora H.

Este é o meu processo sempre que me preparo para uma palestra. E posso dizer que funciona! As “borboletas na barriga” vão estar sempre lá e ainda bem. É essa a magia de subir ao palco. Ter a oportunidade de ter várias pessoas reunidas e disponíveis para nos ouvir é um privilégio que não podemos desperdiçar.

Chegou o momento de falar em público e as mãos começam a ficar suadas, a voz trémula e os batimentos cardíacos acelerados?

Quanto mais responsabilidades e visibilidade tiver numa organização, mais lhe será pedido para se expor publicamente, e esta exposição pode causar desconforto.

Aqui não há grandes segredos: quanto mais vezes aceitar ser exposto a esse desconforto, mais confortável se irá sentir. Deve tornar o nervosismo num aliado e lidar com ele sem dramas! Depois de interiorizarmos que é normal sentirmos alguma ansiedade, tudo fica mais fácil.

Siga estes passos para reduzir a ansiedade de falar em público:

1. Estruture a informação:

Muitas apresentações correm menos pelo simples facto de a informação não estar bem organizada. Dê estrutura à sua narrativa. Evite dar informação a mais e complicada de entender. Opte por transmitir uma mensagem simples e clara.

2. Treine a apresentação:

Há uma diferença gigante entre “pensar na apresentação” e apresentá-la efetivamente. Só quando ensaiamos em voz alta é que estamos de facto a testar o material que preparamos. E é nesse momento que nos apercebemos dos ajustes fundamentais para que tudo faça sentido! Para além de que, ensaiar em voz alta serve também para controlar o tempo.

3. Ganhe confiança e naturalidade:

Estar em palco porque temos uma mensagem para transmitir não faz de nós outra pessoa. Não temos de mudar o tom de voz, nem assumir uma postura rígida para sermos notados. Se formos genuínos ganhamos mais confiança. Conduza a apresentação como se estivesse a ter uma conversa com o público e não a discursar para ele.

Pense que é um privilégio poder estar ali a passar a sua mensagem para aquelas pessoas. Já viu quanto é maravilhoso conseguir mover dezenas ou mesmo centenas de pessoas, dispostas a ouvir a sua mensagem? Prepare-se e divirta-se!

Nestes tempos de mudança constante, em que é exigido às empresas que se adaptem rapidamente, ter uma equipa alinhada e motivada pode fazer a diferença entre o sucesso e o insucesso de uma organização. É da motivação que nasce o foco dos colaboradores e a produtividade das empresas. Quando estamos desmotivados, podemos cair numa destas armadilhas: ou circulamos pelo escritório, ou comemos snacks ou “cafezamos” com os colegas.

Assim, torna-se importante desenvolver em cada líder um comunicador autêntico e humano, que é capaz de envolver, inspirar e motivar.

Deixo-lhe 4 estratégias para motivar e envolver a sua equipa:

1. Comece por Escutar: é na escuta que entendemos o ponto de vista do outro e encontramos pontos em comum. Assim, o líder deve conhecer cada um dos elementos da sua equipa – que objetivos tem, por que assuntos se interessa, quais são os planos que tem no curto/médio prazo. Ao reconhecer que é ouvido, o colaborador sente-se valorizado, e daí, mais motivado;
2. Crie um Ambiente de Abertura: se frequentemente pede inputs aos seus colaboradores, deve proporcionar-lhes um ambiente propício para o efeito. Crie um clima de confiança, onde cada pessoa pode dar a sua opinião sem medo de represálias. Um ambiente seguro, onde o colaborador se sente à vontade para falar consigo ou em frente a outras chefias e colegas;
3. Dê Feedback: tendemos a encarar o feedback como uma crítica pessoal ou como um procedimento burocrático. O feedback é um retorno construtivo sobre o desempenho de um trabalhador. A maior parte das vezes, o colaborador quer sentir que contribui para o sucesso da empresa. Vai sentir-se mais motivado se souber exatamente como pode ajudar e em que é que pode melhorar;
4. Opte por uma Comunicação Positiva: a comunicação positiva é a que está mais alinhada com as lideranças transparentes e humanas. Tem por base o respeito mútuo, a confiança e a expressão e validação de emoções e sentimentos. Tentar perceber as emoções do outro, optar por expressões não agressivas e dar o benefício da dúvida são algumas das atitudes associadas à comunicação positiva.

Estas são algumas das estratégias que pode usar para motivar a sua equipa. Lembre-se: este é um exercício constante, de todos os dias. Só assim teremos equipas inspiradas e motivadas para a ação.

Se os temas da Liderança mais próxima e inspiradora lhe interessam, saiba que temos um programa de formação a pensar em si: Academia Fale Menos, Influencie Mais.

Acredito que pelo menos metade das discussões em que nos envolvemos poderiam perfeitamente ser evitadas. Nem sempre as discussões valem a pena. Às vezes basta escutar o que está a ser dito para encontrar formas de resolver o problema.

Porém, há de facto situações em que é crucial manifestar discordância. E, para esses casos concretos, há algumas técnicas que pode seguir para comunicar “diplomaticamente”, dando atenção ao outro, respeitando as suas ideias e tendo os seus interesses em conta.

Tenho para si 5 conselhos que deve ter em mente quando tem uma conversa difícil:
1. Adeque o tom de voz: este é, provavelmente, o aspeto mais importante. Elimine o sarcasmo, a frustração e o descontentamento. Pode não ser fácil e implica esforço e autoconsciência. Comece por perceber o tom que usa e depois aprenda a controlá-lo;

2. Identifique as emoções do outro: esta é uma forma de gerar empatia. A pessoa que tem à sua frente está feliz, stressada, aborrecida, nervosa, triste? Tente perceber, de forma educada, as emoções do outro através de perguntas que não o comprometem;

3. Assuma que as intenções do outro são as melhores, não o encarando como um inimigo. Se pensar que aquela pessoa que fala consigo num tom mais rude, provavelmente tem outros problemas que desconhece, vai ficar mais tolerante e impedir que emoções negativas se apoderem de si;

4. Evite expressões com uma carga mais impositiva, como “tens de”, “nunca” ou “sempre”. Num contexto mais hostil, facilmente podemos cair na tentação de dizer frases como “nunca entendes nada do que estou a dizer”. Evite fazer isso: vai criar uma barreira na comunicação e pode estragar um diálogo;

5. Parta do princípio que a falha é sua: ser um comunicador diplomático implica pensar nesta lógica de dar o benefício da dúvida em relação aos outros e encontrar palavras e expressões que valorizem a sua perspetiva. Opte por uma linguagem mais inclusiva e que coloca o outro no centro.

Estes conselhos são úteis para comunicar diplomaticamente. Uma pessoa diplomática faz com que os outros se sintam bem perto de si e tenham vontade de conversar – é o primeiro passo para quem quer influenciar.

Imagine que está à mesa, num jantar de amigos. Conversa puxa conversa e surge um tema novo – sobre o qual sabe pouco ou nunca tinha ouvido falar. O mais natural é que se preocupe em formular uma opinião, com aquilo que vai ouvindo à sua volta. Mas talvez devêssemos perguntar-nos primeiro “será que sei realmente? E porque é que eu acho que é conveniente dizê-lo?”

Vivemos numa sociedade que está muito preocupada em dizer. Mas temos um problema quando nem sequer temos a certeza daquilo que estamos a dizer. Porque é que perdemos o hábito de perguntar?

Em 2013, Edgar H. Schein publicou um livro intitulado “Humble Inquiry – the gentle art of asking instead of telling”. Aquilo que o autor propõe é que as nossas relações do dia a dia sejam fundadas no genuíno interesse e curiosidade pelo outro. E só há uma maneira de satisfazer a curiosidade – fazendo perguntas.

Recorda-se de quando namorava? Quando queria saber mais sobre a pessoa que tinha à sua frente? Quais os seus interesses, hobbys, que viagens tinha feito e que livros tinha lido. Tinha genuíno interesse, por isso colocava questões. O exercício aqui é o mesmo, agora dentro da sua empresa: com as pessoas que quer influenciar – sejam elas colegas ou clientes. Namore os seus colegas e clientes – faça-lhes perguntas. E vai notar que quando se mostra realmente interessado, a outra pessoa também tem mais facilidade em revelar-se. 

O que acontece no mundo empresarial?

Nos últimos anos, o contexto laboral complexificou-se e um líder não consegue acompanhar e resolver todos os problemas das pessoas que coordena. Então, tem de humildemente perguntar.

O exercício da humildade passa por dizer: “Eu não sei o suficiente. Ponto.” Só depois de admitir que não sabe o suficiente é que pode começar a fazer perguntas para obter a informação de que precisa dos seus chefes, pares ou subordinados de modo a criar uma situação onde talvez em conjunto consiga arranjar uma solução.

Devemos abandonar a ideia de que um CEO, só porque é CEO, tem de ter todas as respostas. Essa crença coloca uma pressão enorme sobre a pessoa que lidera e uma frustração nos colaboradores. Uma solução criada em conjunto provavelmente será mais benéfica.

Na próxima reunião, em vez de dizer “eu discordo”, experimente abrir espaço ao diálogo: “Deixa-me tentar perceber porque é que tens esse ponto de vista”. Pense no valor da curiosidade e torne-se um permanente entrevistador.

Se quer melhorar a forma como comunica, se quer chegar aos outros de uma forma mais eficiente, deixo-lhe uma dica: escreva menos e fale mais.

Vivemos numa era em que a comunicação escrita impera pela facilidade e rapidez: mandamos um email ou uma SMS em segundos. No entanto, o que estudos recentes indicam é que, quando queremos motivar, inspirar, acalmar, enfim, criar uma ligação com o outro – e bem sabemos o quanto os relacionamentos são importantes no contexto que vivemos – a voz tem um papel determinante.

Subvalorizamos a voz (há pessoas que nem gostam de se ouvir!), mas escutar a voz de outra pessoa aumenta a perceção de clareza e compreensão do que está em causa e a ligação entre as partes.

Não quer dizer que agora passe a pegar no telefone para tudo o que quer dizer. A comunicação em texto continua a ser prática e eficiente para transmitir informação simples. O que os estudos recentes nos mostram é que temos a ganhar se usarmos mais vezes o telefone. Deixe que ouçam a sua voz!

E para ganhar dinâmica vocal, deixo-lhe 3 dicas:

– Variar volume (podemos falar mais alto quando estamos entusiasmados ou falar mais baixo quando queremos criar um momento de maior proximidade)

– Variar velocidade (mais depressa ou mais devagar, para criar ritmo)

– Fazer pausas (quando fazemos uma pausa estamos a sublinhar o que acabámos de dizer)

A voz e a fluidez do discurso é uma das áreas que trabalhamos na Academia Fale Menos Comunique Mais, para que as suas mensagens tenham mais impacto.

Além da voz, neste treino de comunicação composto por 10 sessões individuais, vai poder trabalhar outras áreas igualmente importantes: storytelling, organização da mensagem, português claro e assertividade, postura corporal, abordagem comercial e imagem e sucesso.

Vai encontrar uma equipa de formadores motivados para potenciar os seus pontos fortes e dar-lhe estratégias para ser um grande comunicador.

Informações e inscrições: academia@carlarocha.pt ou 935 551 915 ou https://carlarocha.pt/formacao/

Quantos emails recebe por dia demasiado longos, sem estrutura, pouco claros e aborrecidos? A eficiência de um e-mail assenta na clareza e brevidade do texto, por isso opte por passar mensagens simples, curtas, estruturadas e orientadas para a ação. Escrever um bom email requer reflexão e alguns cuidados práticos:

1 – Selecione a informação que quer passar (mensagens chave): deve ser relevante para quem recebe e sucinta.

2 – Opte por frases curtas e diretas: uma ideia por parágrafo e espaçamento entre cada parágrafo (ajuda à leitura). Frases longas e ideias misturadas tornam o texto confuso.

3 – Dê uma estrutura ao seu texto: deve ter abertura, desenvolvimento e fecho.

Abertura: comece com uma saudação e deixe claro qual é o objetivo do email e por que razão é relevante para o destinatário. Se necessário, dê contexto ao assunto, de forma breve, para enquadrar.

Desenvolvimento: apresente as suas ideias, dados, informação relevante em frases curtas. Dê a informação necessária para desencadear a ação que pretende do seu destinatário. Lembre-se que quanto mais longo for o seu email, maior é a probabilidade de não ser lido com atenção ou na totalidade. Dê apenas informação essencial e relevante. Se necessário, divida esta parte do email por pontos ou tópicos de forma a facilitar a leitura. Pode também dar destaque à informação mais relevante (a bold, por exemplo).

Fecho: Relembre o objetivo do email e seja específico na ação que pretende desencadear (dê orientações exatas sobre o que espera do seu destinatário, prazos a cumprir, ações a implementar, etc). Termine com uma palavra de incentivo/agradecimento/saudação.

4 – Quando terminar, leia de novo para perceber se é claro o suficiente, se ainda pode simplificar a mensagem e para garantir que não tem erros ortográficos ou lapsos. Verifique também o “tom” do email. Lembre-se que as emoções estão muitas vezes ausentes da comunicação virtual e, num email, são difíceis de expressar corretamente. Adicione uma frase no final que deixe clara a emoção que pretende transmitir.

5 – Por último, escreva o “assunto” do email como se fosse um título de uma notícia: deve ser específico, resumido e apelativo. Não desperdice este campo com informação vaga e desinteressante.

A maioria de nós passa uma parte significativa do dia a ler e a escrever e-mails. Vale a pena investir algum tempo e esforço na construção de emails mais simples, concisos e mais fáceis de ler. A graciosidade e clareza na escrita vem com a prática.