O seu chefe liga-lhe:

– Olha, a tua apresentação fica marcada para esta sexta-feira às 15h, ok?

“Esta sexta-feira?” – pensa – “Já? “Ainda nem sequer tenho nada delineado!”. Entra em stress e, sem saber por onde começar, dirige-se ao computador e abre o PowerPoint.

Pronto, já começou mal.

Se começar pelo PowerPoint, a sua apresentação vai ficar condicionada pelo formato e a primeira tentação é despejar para lá tudo o que sabe.

Excesso de informação é tudo o que não queremos.

Quando damos informação em excesso, sem separar o que é importante do que é menos relevante, corremos o risco de, por um lado, a audiência se perder e acabar por não reter nada e, por outro lado, deixarmos ao critério de cada um selecionar, para si, aquilo que achou de facto relevante.

O poder de síntese é fundamental, qualquer que seja a forma escolhida para transmitir a informação.

Para evitar um PowerPoint cheio de informação, experimente antes fazer este exercício:

– Pense naquilo que tem para dizer e estruture os seus tópicos numa folha em branco.

– Pense nas histórias e nos exemplos que pode dar para tornar a sua apresentação mais colorida e visual. Aqui o PowerPoint pode ajudá-lo: coloque na tela uma imagem que ajude a visualizar aquilo que está a dizer e que ponha a audiência a imaginar.

É para isso que serve o PowerPoint! As ferramentas de apresentação, como o PowerPoint ou o Prezzi, servem para mostrar informação visual.

Projetar texto corrido nunca é uma boa ideia – para isso existem os processadores de texto.

O PowerPoint melhora a sua apresentação. Pode utilizá-lo para mostrar um gráfico que ilustre aquilo que está a dizer ou para evidenciar uma frase que resuma bem a sua ideia.

E lembre-se: o cérebro humano processa as imagens 60 mil vezes mais rápido do que o texto.

O melhor PowerPoint é aquele que é simples. Com pouco texto e algum espaço livre para que a informação importante possa brilhar no slide.

Como criar um PowerPoint? 

✓ Evite colocar texto corrido. As pessoas vão ficar a ler e a atenção fica no PowerPoint e não em si.

✓ Doseie a informação. Cada slide deve ser lido em 6 segundos. Para isso, cada slide deve ter 6 frases, cada frase com 6 palavras.

✓ Utilize uma frase memorável para reforçar uma ideia. Pode ser uma citação, por exemplo.

✓ Verifique se o tamanho da letra é suficientemente grande para que toda a gente possa ler (até a pessoa que está na última fila do auditório).

✓ Use imagens – elas são poderosas, eficientes e diretas.

✓ Utilize gráficos e diagramas sempre que possível (sem exagerar na quantidade de dados).

✓ Dê preferência aos modelos de apresentação com fundo claro, pois eles cansam menos a audiência.

✓ Crie contraste entre o fundo e o texto.

✓ Não use demasiadas cores.

✓ Pode utilizar animações, mas não em excesso.

✓ Deixe espaço livre, sem nada. Não caia na tentação de encher o slide ao máximo.

Como apresentar com o PowerPoint

✓ Lembre-se que o PowerPoint é só um complemento da sua apresentação.

✓ O orador é o centro.

✓ Chegue mais cedo para verificar que tudo funciona.

✓ Evite ler o PowerPoint. Não leia, converse com as pessoas que assistem.

✓ Não fale para os slides, eles não ouvem.

✓ Evite virar as costas à audiência para olhar para os slides.

Acima de tudo, sinta-se preparado para, caso o PowerPoint falhe, continuar com a sua apresentação. O PowerPoint não o substitui!